Le registre et le niveau de langue
Écrire au niveau de langue qu’attend un milieu de travail fédéral : neutre ou soutenu dans les notes et les lettres, jamais familier, et jamais guindé pour le plaisir.
Ce qui fait changer le registre
Les mots familiers (le boss, la job, gérer ça), les tournures de l’oral (on pour nous dans une lettre officielle, le ne omis dans la négation) et les formes relâchées (y a) n’ont pas leur place dans une note ou une lettre.
Le registre neutre emploie des mots justes et courants : le gestionnaire, le poste, s’occuper de ce dossier. Le registre soutenu ajoute des constructions complètes et des formules de politesse, sans accumuler les mots rares.
Les conventions de la correspondance
Adressez-vous au lecteur par vous. Ouvrez par Madame, ou Monsieur, et terminez par une formule assortie, comme Veuillez agréer, Madame, mes salutations distinguées. Dans un courriel, Bonjour Madame et Cordialement sont admis.
Gardez aussi la forme écrite de l’interrogation : l’inversion (Pourriez-vous confirmer…?) ou est-ce que, et non une phrase déclarative suivie d’un point d’interrogation (Vous pouvez confirmer?).
Exemples
Au lieu de On a reçu votre demande et on va la traiter bientôt.
Écrivez Nous avons reçu votre demande et la traiterons sous peu.
Dans une lettre, nous plutôt que on.
Au lieu de Faut que l’équipe finisse le rapport.
Écrivez Il faut que l’équipe termine le rapport.
Le il ne s’omet pas à l’écrit.
Au lieu de Vous pouvez m’envoyer ça d’ici jeudi?
Écrivez Pourriez-vous me faire parvenir ce document d’ici jeudi?
Une interrogation écrite, le conditionnel de politesse et un nom précis au lieu de ça.
Au lieu de Mon boss m’a demandé de checker les chiffres.
Écrivez Ma gestionnaire m’a demandé de vérifier les chiffres.
Les emprunts familiers à l’anglais ont des équivalents français courants.
Au lieu de Je ne sais pas c’est quoi le problème.
Écrivez J’ignore quel est le problème.
L’interrogation indirecte ne garde pas le c’est quoi de l’oral.